Die Digitale Personalakte – Chancen und Stolpersteine bei der Einführung in der öffentlichen Verwaltung!
Stefan Werum Consulting

Zielgruppe: Fach- und Führungskräfte aus den Bereichen Personal und Organisation, Betriebs- und Personalräte

Voraussetzungen: Keine

Abschluss: Qualifizierte Teilnahmebescheinigung

Vorteile: Im Seminar erfahren Sie, welche Möglichkeiten die digitale Personalakte für die Personalverwaltung bietet, welche rechtlichen Rahmensetzungen bei ihrer Einführung und Umsetzung einzuhalten sind und auf welche Anforderungen bei der Auswahl und Beschaffung entsprechender Software gestellt werden sollten. Das Seminar wird für Interessierte aus der freien Wirtschaft und der öffentlichen Verwaltung separat angeboten, da die jeweiligen rechtlichen Grundlagen unterschiedlich sind.

Beschreibung: Zu einem modernen Personalmanagement und einer rechtlich korrekten Personalverwaltung gehört das systematische und formalisierte Anlegen und Führen von Personalakten. Diese sind zudem Voraussetzung für eine adäquate Personalführung, Personalplanung und Personalbewirtschaftung sowie Grundlage für Entscheidungshilfen bei Personalmaßnahmen.
Die digitale Personalakte bietet darüber hinaus viele Möglichkeiten, die Arbeit mit der Personalakte effektiver und effizienter zu gestalten. Während die papierne Akte aufwändig aufbewahrt, gepflegt und im Arbeitsalltag mit vielen Suchvorgängen belastet ist, können mit der Digitalisierung sämtlicher Schriftwechsel und Dokumente, die Bestandteil der Personalakte sind, die Arbeitsprozesse in der Personalverwaltung beschleunigt und systematisiert werden. Auch der in der Praxis häufig als kritisch zu wertende Zugriff zu vieler Personen auf die Personalakte und die mangelnden Kontrollmöglichkeiten der Zugriffe auf den Inhalt der Personalakten sprechen dafür, durch die Einführung der digitalen Personalakte Datenschutz und Persönlichkeitsschutz besser gewährleisten zu können.

Inhalte: 

• Grundbegriffe und Grundlagen des Personalaktenrechts im öffentlichen Dienst
• Begriff, Aufbau und Funktionen der digitalen Personalakte
• Rechtliche Rahmenbedingungen und Voraussetzungen für die Einführung der digitalen Personalakte
• Landesspezifische Regelungen zur Führung von Personalakten im öffentlichen Dienst
• Rechtliche Änderungen mit der Einführung der DSGVO
• Rechtsprechung zur Führung digitaler Personalakten
• Bestandsakten digitalisieren
• Umgang mit Altakten und Originalen (Rumpfaktenführung)
• Auswirkungen auf die Betriebsführung
• Speicherung der Daten (Inhouse versus Cloud)
• Datenschutz
• Mitbestimmung (Abschluss von Dienst- und Betriebsvereinbarungen)
• Hinweise für Auswahl und Beschaffung (Lastenheft)